O fluxo de caixa registra todo o dinheiro que entra e sai da empresa, sendo o documento responsável por expôr, fielmente, a realidade das finanças. Também é por meio dele que projeções são realizadas, a fim de que os gestores tenham noção da saúde do caixa da organização em curto, médio e longo prazos.
Por isso, o fluxo de caixa é uma das principais ferramentas de gestão financeira de qualquer negócio e precisa receber a devida atenção, além de ser meticulosamente gerenciado. Assim, um fluxo de caixa mal elaborado é, provavelmente, pior do que não ter nenhum controle sobre as entradas e saídas da empresa, pois pode gerar uma imagem distorcida das finanças empresariais e levar os gestores a tomarem decisões equivocadas.
Para ajudar você nesta importante tarefa, vamos mostrar a importância do instrumento, como organizá-lo e de que forma a tecnologia pode ser uma boa aliada. Confira!
A organização do fluxo de caixa
Ter um ponto de partida é o primeiro passo para um fluxo eficaz e útil. Então, estabeleça o saldo inicial e determine qual prazo será projetado — normalmente o período é mensal.
Portanto, basta começar a escriturá-lo, sempre lançando as receitas e despesas em seus dias exatos de ocorrência. A atualização deve ser diária, para que a veracidade dos resultados seja mantida e a ferramenta não implique decisões erradas.
É importante nunca desprezar os pequenos valores, pois podem fazer a diferença quando somados.
Nesse sentido, também é possível, e recomendável, categorizar os gastos, o que agiliza a identificação de suas fontes, a avaliação de despesas e o conferimento de recebíveis.
Projeção do fluxo de caixa
Uma boa projeção pode ser dividida em apenas três simples etapas:
- Projeção de receitas;
- Projeção de despesas;
- E avaliação de resultados.
Depois de lançar todos os números, analise os saldos projetados. Assim quando os lançamentos previstos estiverem realizados, é interessante comparar as projeções com os saldos consolidados para ver se as metas financeiras foram atingidas.
A importância do fluxo de caixa
O fluxo de caixa é fundamental pelas funções que oferece, como dar base para decisões, e pelo que permite ao gestor da empresa avaliar e controlar. Veja alguns exemplos:
1. Identificação de despesas desnecessárias
Analisando os registros, você pode identificar gastos excessivos ou despesas pontuais que precisam ser reduzidas.
2. Conferência de contas a receber
O monitoramento dos lançamentos de entrada de recursos no fluxo pode serve para apontar se os recebimentos estão em dia ou se é preciso fazer cobranças. Isso ajuda a reduzir ou extinguir a inadimplência e, também, a manter o capital de giro da empresa.
3. Verificação da possibilidade de investir
Por meio da projeção do fluxo de caixa é possível olhar para os próximos meses e perceber se haverá excedente para investimentos. Desse modo, se for preciso, tomar crédito para financiar as melhorias com a tranquilidade de que haverá recursos para pagá-lo.
4. Escolha das melhores épocas mensais para compras
Com um breve histórico do fluxo — observando o período mensal que comumente tem o melhor saldo — você sabe quais são os melhores momentos para acionar os fornecedores. Como resultado, isso otimiza os pagamentos à vista dos produtos e materiais, o que pode render concessão de descontos à empresa.
5. Gerenciamento do capital de giro
O capital de giro é um elemento fundamental para a manutenção de qualquer empreendimento, pois é o dinheiro disponível que financia as operações.
Para geri-lo, um bom fluxo de caixa fornece para o gestor a ciência de quanto há de capital e qual é sua projeção futura.
A tecnologia como aliada
Ainda que seja possível obter planilhas financeiras automatizadas, o melhor é utilizar softwares de gestão financeira, que existem inclusive em opções gratuitas.
Os aplicativos mobile e para computadores — muitas vezes integrados —, além de pouparem um grande trabalho e automatizarem os cálculos, em geral contam com a categorização de contas, emitem alertas e projetam automaticamente os saldos.
